Trwa debata na temat rozpoczęcia maila zwrotem „Witam” lub „Witaj”. Ma ona swoich zagorzałych przeciwników, ale i paru zwolenników też ma.

Ale dziś nie o tym - napisano na ten temat tak wiele, że pokuszę się tylko na przytoczenie wypowiedzi prof. Andrzeja Markowskiego: „Część z tych błędów przestanie być błędami, bo się upowszechnią i wejdą do normy, a część się rozmyje i nie przetrwa.”

Jest za to sporo innych błędów, nie tak oczywistych, które potrafią wkraść się do korespondencji służbowej i zaważyć na jej jakości i czytelności.

 

Oto one.

Pamiętaj, że korespondencja służbowa ma być najwyższej jakości. Nie poddawaj się myśleniu: „Skrobnę tylko szybkiego maila, to przecież żaden oficjalny dokument”. Błąd! Wysyłając korespondencję służbową, wysyłasz także swoją wizytówkę, na podstawie której będziesz oceniany.

Nie ma tu miejsca na literówki, brak polskich znaków. Pamiętaj, pierwsza wersja dokumentu rzadko jest poprawna.


 

Posługuj się codziennym językiem, nie wyszukanym. Odbiorca nie może sięgać po słownik podczas lektury Twojego maila. Może to go zirytować, zawstydzić i jednocześnie odwrócić uwagę od treści korespondencji.


 

Pozbądź się także zbędnych słów. Czas to pieniądz, przejrzyste maile to dziś konieczność. „Z góry dziękuję za pozytywne rozpatrzenie mojej prośby” zastąp zwykłym „Dziękuję”. Lepiej, prawda?


 

Czasem zdarza się zapędzić w żargonie zawodowym. Pamiętaj, że dla odbiorcy przekaz w tym momencie staje się niezrozumiały. Szczególnie gdy korespondencja adresowana jest do osób z zewnątrz. Np.: „Proponuję wyoutsource’ować obsługę payrollu zewnętrznej firmie i zejść z kosztów”. Nie każdy jest w stanie to zrozumieć.


 

Jeśli używasz sformułowań stosowanych jedynie w języku potocznym: „fajnie”, „bo”, „co?”, „dobra”, „dzięki”, zrezygnuj z nich podczas pisania maila. Stosujemy je tylko wtedy, gdy nie wymaga się od nas dbałości literackiej. Czyli nie ma na nie miejsca w korespondencji służbowej.


 

Zawsze” i „nigdy” też się nie sprawdzają. Takie uogólnienia bardzo łatwo można podważyć, znajdując wyjątek. A wyjątek znajdziemy „zawsze” ;)


 

Muszą Państwo”. Nikt niczego nie musi, i taki zwrot działa dokładnie odwrotnie niż zakładasz. A „musicie Państwo” jest absolutnie niedopuszczalny, i mnie osobiście doprowadza do szewskiej pasji. Niestety forma nagminnie stosowana przez dziennikarzy i prezenterów. „Widzą Państwo”, „Pozwolą Państwo” a nie „Widzicie Państwo”, „Pozwolicie Państwo”.


 

Błędem są także zbyt długie, zbyt rozbudowane zdania. Za długie zdanie, może być niezrozumiałe dla czytelnika. Dobrze jest jednak jednocześnie różnicować długość zdań. Tak jak różnicować długość akapitów. Pozbędziesz się wtedy „wielkiej bryły”, po której czytelnik tylko przemknie wzrokiem.


 

Dobrym pomysłem jest wypunktowanie najważniejszych informacji – są bardziej czytelne.


 

I co najważniejsze, pamiętaj, że piszesz do żywych osób, nie automatów! Zamiast „Nawiązując do naszej rozmowy, załączam najnowsze informacje dotyczące naszej usługi”, możesz użyć dużo prostszej formy: „Oto informacje na temat naszej usługi, o które Pan prosił”. Prościej i delikatniej.


 

Każdy z nas co dzień zasypywany jest dużą ilością maili. Tym bardziej warto wyróżnić się dobrą jakością korespondencji służbowej.